10 แอปพลิเคชันสำหรับประชุมออนไลน์ช่วง Work From Home

อยู่บ้านก็ประชุมได้แบบไม่สะดุดผ่านแอป

ตอนนี้มีการผ่อนคลายมาตรการล็อคดาวน์หลายอย่าง ร้านอาหารสามารถเปิดร้านได้แต่ต้องเว้นระยะห่าง ร้านเสริมสวยต้องจองคิวล่วงหน้า ขยายเวลาก่อนล็อคดาวน์เป็น 21.00 น. ถึงแม้จะมีการผ่อนคลายมาตรการหลายอย่าง แต่การทำงานก็ยังคงรณรงค์ให้ทำงานที่บ้านหรือ Work From Home อยู่ เพราะโอกาสในการแพร่กระจายเชื้อยังมีมาก วันนี้เราจึงมาแนะนำแอปที่เหมาะกับการประชุมออนไลน์มาฝาก

ประโยชน์ของแอปประชุมออนไลน์

แอปพลิเคชันสำหรับประชุมออนไลน์เหมาะสำหรับช่วงโควิด-19 มาก เพราะเป็นแอปที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้นแม้ไม่ได้เข้าไปทำงานในออฟฟิศ ประโยชน์หลัก ๆ ของแอปประชุมออนไลน์มีดังนี้

• พูดคุยได้แม้อยู่คนละที่

การมีแอปประชุมออนไลน์ช่วยให้สามารถประชุมกันได้แม้ไม่ได้เข้าออฟฟิศ เหมาะกับช่วงทำงานที่บ้านตอนโควิดระบาดและต้องเว้นระยะห่างจากผู้อื่น

• กำหนดเวลาการประชุมได้อย่างชัดเจน

การตั้งห้องประชุมออนไลน์จะสามารถจะสามารถกำหนดเวลาในการประชุมได้อย่างชัดเจน หากประชุมไม่แล้วเสร็จก็จะต้องเลื่อนเวลาห้องออกไป เป็นการเตือนให้รู้ถึงเวลาการประชุมได้อีกทางหนึ่ง

• เห็นภาพชัดเจนทั่วถึงกัน

การประชุมออนไลน์จะเน้นการแชร์ภาพหน้าจอของผู้เข้าร่วมประชุม และผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ จะมองเห็นผ่านหน้าจอคอมหรือแล็ปทอปของตัวเองจึงหมดปัญหาการมองไม่เห็นสไลด์

• หลีกเลี่ยงเสียงรบกวนได้

ปกติของการประชุมมักจะประชุมในห้องที่เงียบและสงบ แต่บางครั้งก็ไม่สามารถควบคุมปัจจัยภายนอกได้ แต่การประชุมออนไลน์ทุกคนจะใส่หูฟังและได้ยินเสียงการประชุมได้อย่างชัดเจน

• ลดความเขินอายช่วงถามตอบ

การประชุมต่อหน้าบางครั้งผู้เข้าร่วมประชุมไม่กล้าถามคำถามระหว่างการประชุม แต่การประชุมออนไลน์ ผู้เข้าร่วมประชุมจะกล้าถามมากยิ่งขึ้น รู้สึกผ่อนคลายมากกว่า

การประชุมออนไลน์มีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่ก็ถือเป็นตัวช่วยสำหรับช่วง Work From Home ได้เป็นอย่างดี เพราะช่วงนี้การจะเจอหน้าผู้ร่วมงานย่อมมีความเสี่ยง ผู้ป่วยที่ไม่แสดงอาการมีอยู่มาก

ฟีเจอร์ที่ควรมีในแอปประชุมออนไลน์

การประชุมออนไลน์กลายมาเป็นสิ่งจำเป็นในยุคปัจจุบัน และมีแอปพลิเคชันสำหรับประชุมออนไลน์มากมาย ควรพิจารณาใช้แอปที่มีฟีเจอร์ ดังนี้

• แชร์ภาพหน้าจอได้

สิ่งที่ขาดไม่ได้ในการประชุมออนไลน์ คือ การแชร์ภาพหน้าจอ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นภาพได้อย่างชัดเจนขึ้น แอปประชุมออนไลน์ที่ดีจึงควรตอบสนองต่อความต้องการนี้

• บันทึกการประชุมได้

การป้องกันการตกหล่นของข้อมูลขณะที่ประชุม แอปประชุมออนไลน์ควรมีฟังก์ชันให้ผู้ร่วมประชุมหรือผู้สร้างห้องสามารถเก็บก็อปปี้การประชุมเอาไว้ได้

• รหัสความปลอดภัยเฉพาะผู้เข้าร่วมประชุม

ความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ การประชุมที่สำคัญ ๆ ควรมีรหัสที่อนุญาตเฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น ไม่ควรปล่อยให้ทุกคนเข้าถึงการประชุมได้

• เน้นความคมชัดของเสียง

การประชุมออนไลน์จะเน้นการพูดคุยกันผ่านสัญญาณอินเทอร์เน็ต แอปประชุมออนไลน์ที่ดีจึงควรให้ความสำคัญกับเรื่องความคมชัดของเสียงให้มาก

ตัวอย่างแอปประชุมออนไลน์น่าใช้

แอปพลิเคชันสำหรับประชุมออนไลน์มีให้เลือกหลายแอป ซึ่งแต่ละแอปก็ตอบโจทย์การประชุมได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างแอปที่เหมาะกับการประชุม เช่น

1 Zoom

2 Google Hangout

3 Skype for Business

4 Slack

5 Google Drive

6 Team Viewer

7 Flock

8 Lark

9 FaceTime

10 True Vroom

แอปพลิเคชันเหล่านี้เหมาะกับการประชุมออนไลน์ เพราะฟังก์ชันที่ออกแบบมาให้สามารถใช้งานร่วมกันได้และมีพื้นที่สำหรับแบ่งปันงานและไอเดียต่าง ๆ ร่วมกัน ช่วยให้การทำงานที่บ้านสะดวกมากยิ่งขึ้น การทำงานสะดวกและง่ายดายแล้วอย่าลืมใส่ใจสุขภาพตัวเองช่วง Work From Home ด้วย ตอนนี้บริษัทประกันหลายที่ก็มีประกันสุขภาพออฟฟิศซินโดรม เพราะปัญหาสุขภาพชาวออฟฟิศตอนนี้น่าเป็นห่วงมาก

ที่มา The Start Up